miércoles, 22 de junio de 2011
INTRODUCCION: ACCESS
MICROSOFT ACCESS
Es un programa Sistema de gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal de pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office aunque no se incluye en el paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un sistema de información entraría dentro de la categoría de Gestión y no en la de Ofimática como algunos creen.
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HISTORIA
HISTORIA ACCESS
Access versión 1.0 fue lanzado en noviembre de 1992, rápidamente en mayo de 1993 se lanzó Access 1.1 para mejorar la compatibilidad con otros productos de Microsoft e incluir el lenguaje de programación de Access Basic.
Microsoft especifica los requisitos mínimos de hardware para el access v2.0: Microsoft Windows v3.0 con 4 MB de memoria RAM necesaria, 6 MB de RAM recomendados, 8 MB de espacio disponible en disco duro necesario, 14 MB de espacio en disco duro recomendado. El producto se entregará en siete disquetes de 1,44 MB. El manual muestra la fecha de 1993 en los derechos de autor.
Originalmente, el software funcionó bien con bases de datos relativamente pequeños, pero las pruebas mostraron algunas circunstancias que causaban la corrupción de los datos. Por ejemplo, el tamaño de los archivos de más de 10 MB eran problemáticos (téngase en cuenta que la mayoría de los discos duros eran más pequeños que 500 MB en ese entonces), y el manual de Cómo empezar advierte sobre una serie de circunstancias en las que los controladores de dispositivo obsoletos o configuraciones incorrectas puede causar la pérdida de datos. Con la eliminación gradual de Windows 95, 98 y ME, la mejora de la confiabilidad de la red, y el lanzamiento de Microsoft de 8 Service Pack para el Jet Database Engine, la fiabilidad de las bases de datos de Access se ha mejorado enormemente tanto en tamaño como en número de usuarios.
Microsoft especifica los requisitos mínimos de hardware para el access v2.0: Microsoft Windows v3.0 con 4 MB de memoria RAM necesaria, 6 MB de RAM recomendados, 8 MB de espacio disponible en disco duro necesario, 14 MB de espacio en disco duro recomendado. El producto se entregará en siete disquetes de 1,44 MB. El manual muestra la fecha de 1993 en los derechos de autor.
Originalmente, el software funcionó bien con bases de datos relativamente pequeños, pero las pruebas mostraron algunas circunstancias que causaban la corrupción de los datos. Por ejemplo, el tamaño de los archivos de más de 10 MB eran problemáticos (téngase en cuenta que la mayoría de los discos duros eran más pequeños que 500 MB en ese entonces), y el manual de Cómo empezar advierte sobre una serie de circunstancias en las que los controladores de dispositivo obsoletos o configuraciones incorrectas puede causar la pérdida de datos. Con la eliminación gradual de Windows 95, 98 y ME, la mejora de la confiabilidad de la red, y el lanzamiento de Microsoft de 8 Service Pack para el Jet Database Engine, la fiabilidad de las bases de datos de Access se ha mejorado enormemente tanto en tamaño como en número de usuarios.
ACCESS: VENTAJAS
VENTAJAS SOBRE ACCESS
Ventaja 1: Obtener mejores resultados con la interfaz de usuario de Office Fluent. Incluso sin tener experiencia con bases de datos, cualquier usuario puede realizar un seguimiento de la información y crear informes para tomar decisiones mejor fundadas.
Ventaja 2: Empezar rápidamente usando soluciones prediseñadas.Con la biblioteca avanzada de soluciones prediseñadas, puede empezar a realizar el seguimiento de la información inmediatamente. Los formularios y los informes ya están diseñados para mayor comodidad, pero puede personalizarlos para adaptarlos a sus necesidades empresariales.
Ventaja 3: Cree varios informes con vistas diferentes de la misma información.La creación de un informe en Office Access 2007 es una verdadera experiencia del tipo "lo que se ve es lo que se obtiene". Puede modificar un informe con una respuesta visual en tiempo real y guardar varias vistas para audiencias distintas.
Ventaja 4: Crear tablas rápidamente sin preocuparse de la complejidad de las bases de datos.Gracias a la detección automática del tipo de datos, la creación en Office Access 2007 es tan sencilla como trabajar con una tabla de Microsoft Office Excel.
Ventaja 5: Disfrute de los nuevos tipos de campos para escenarios aún más avanzados.Office Access 2007 habilita nuevos tipos de campos como los datos adjuntos y los campos multivalor. Ahora es posible adjuntar un documento, una imagen o una hoja de cálculo a cualquier registro de la aplicación.
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ELEMENTOS DE ACCESS
ELEMENTOS DE ACCESS
TablasLas tablas con el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.
ConsultasLas consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario.
FormulariosLos formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de éstos redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de información desarrollado con Access.
InformesLos informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la hora de imprimir nuestros datos.
PÁGINA DE ACCESSO
PÁGINA DE ACCESSO
Páginas de acceso a datosUna página de acceso a datos es una página Web que se puede utilizar para agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una base de datos de Microsoft Access o de SQL Server. Se pueden crear páginas que se utilizarán para especificar y modificar datos, de manera similar a los formularios de Access. También se pueden crear páginas que muestren registros agrupados jerárquicamente, de manera similar a los informes de Access.
MacrosLas macros son un mecanismo de automatización de Microsoft Access. Utilizando éstas es posible automatizar tareas repetitivas eliminando la posibilidad de introducir errores de operación y liberando tiempo para emplearlo en otras actividades. Podemos decir que una macro no es más que una lista de tareas que queremos que Access lleva a cabo automáticamente.
MódulosLos módulos son objetos donde se almacena código escrito en lenguaje de programación denominado Access Basic.
CREACION DE UNA TABLA
CREACIÓN DE UNA TABLA MEDIANTE EL ASISTENTE PARA TABLAS
Microsoft Access tiene un asistente denominado a Asistente para la tabla que se creará una tabla de. Este asistente le ofrece sugerencias sobre qué tipo de tabla puede crear (por ejemplo, una tabla de lista de direcciones, una tabla de alumnos, una tabla de tareas y así sucesivamente) y le ofrece muchos nombres posibles diferentes para los campos dentro de estas tablas. Para utilizar al Asistente para tablas para crear una tabla, siga estos pasos:
- Crear una nueva base de datos en blanco.
- En la ventana base de datos, haga clic en tablas bajo objetos y, a continuación, haga clic en nuevo .
- En el cuadro de diálogo Nueva tabla , haga doble clic en Asistente para tablas .
- Siga las instrucciones en las páginas del Asistente para tablas.
Si desea modificar la tabla que crea el Asistente para tablas, abra la tabla en la vista Diseño cuando haya terminado mediante el Asistente para tablas.
CREAR CONSULTA
CREAR CONSULTA
Existe la posibilidad de crear una consulta mediante el asistente o bien manualmente, eligiendo Ver diseño.
Asistente.- Existen cuatro posibilidades para la creación de consultas mediante el asistente. Vemos:
1- Asistente para consultas sencillas: crea una consulta de selección sobre la base de los campos seleccionados y es el tipo más común de consulta. Para crearla debe:
-Abrir la base de datos y hacer click sobre la ficha Consultas
-Hacer click en el botón nuevo
-Hacer click en Asistente para consultas sencillas y después en Aceptar
-En la ventana que se abre, seleccionar la tabla de la cual desea llevarse los datos de la Tabla/Consultas
-Hacer click en un nombre de campo en el cuadro de Campos disponibles y sobre el botón > para introducirlo (o bien sobre el botón >> para introducirlos todos)
-Elegir, si fuese necesario, otra tabla y adjuntar los campos ulteriores
-Asignar un título a la consulta y hacer click en el botón Terminar
-Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta de referencias cruzadas para ver datos en un formato compacto semejante al de una hoja de cálculo.
-Asistente para consultas de buscar duplicados: crea una consulta que busca registros con valores de campo duplicados en un campo de una sola tabla o consulta.
-Asistente para consultas de buscar no coincidentes: crea una consulta para buscar en una tabla los registros que no tienes registros relacionados en otra tabla.
Asistente.- Existen cuatro posibilidades para la creación de consultas mediante el asistente. Vemos:
1- Asistente para consultas sencillas: crea una consulta de selección sobre la base de los campos seleccionados y es el tipo más común de consulta. Para crearla debe:
-Abrir la base de datos y hacer click sobre la ficha Consultas
-Hacer click en el botón nuevo
-Hacer click en Asistente para consultas sencillas y después en Aceptar
-En la ventana que se abre, seleccionar la tabla de la cual desea llevarse los datos de la Tabla/Consultas
-Hacer click en un nombre de campo en el cuadro de Campos disponibles y sobre el botón > para introducirlo (o bien sobre el botón >> para introducirlos todos)
-Elegir, si fuese necesario, otra tabla y adjuntar los campos ulteriores
-Asignar un título a la consulta y hacer click en el botón Terminar
-Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta de referencias cruzadas para ver datos en un formato compacto semejante al de una hoja de cálculo.
-Asistente para consultas de buscar duplicados: crea una consulta que busca registros con valores de campo duplicados en un campo de una sola tabla o consulta.
-Asistente para consultas de buscar no coincidentes: crea una consulta para buscar en una tabla los registros que no tienes registros relacionados en otra tabla.
TIPOS DE CONSULTAS
TIPO DE CONSULTAS
Consultas de comandos.- Una consulta de comandos aporta modificaciones a muchos registros con una única operación. Existen cuatro tipos de consultas de comando: de Eliminación, de Actualización, de Alineación y de Creación de Tablas.
-Consultas de eliminación: este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de utilizar una consulta de eliminación para reemplazar los productos que se han dejado de producir o para aquellos sobre los cuales no existen pedidos. Con las consultas de eliminación siempre se eliminan registros internos y no únicamente determinados campos de su interior.
-Consultas de actualización: este tipo aporta modificaciones globales a uno o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de aumentar en un 10 por ciento el precio de todos los productos lácteos o aumentar los salarios en un 5 por ciento a las personas pertenecientes a una determinada categoría laboral.
-Consultas de alineación: estas consultas agregan un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Supongamos, por ejemplo, que se han conseguido nuevos clientes y existe una base de datos que contiene una tabla de información sobre estos. En vez de teclear nuevamente todas estas informaciones, se alinean en la tabla correspondiente de Clientes.
-Consultas de creación de tablas: este tipo de consultas crea una nueva tabla basándose en todos los datos o parte de estos existentes en una o más tablas.
-Consultas de parámetros: una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra una ventana de diálogo que solicita informaciones, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo.
-Consultas de eliminación: este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de utilizar una consulta de eliminación para reemplazar los productos que se han dejado de producir o para aquellos sobre los cuales no existen pedidos. Con las consultas de eliminación siempre se eliminan registros internos y no únicamente determinados campos de su interior.
-Consultas de actualización: este tipo aporta modificaciones globales a uno o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de aumentar en un 10 por ciento el precio de todos los productos lácteos o aumentar los salarios en un 5 por ciento a las personas pertenecientes a una determinada categoría laboral.
-Consultas de alineación: estas consultas agregan un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Supongamos, por ejemplo, que se han conseguido nuevos clientes y existe una base de datos que contiene una tabla de información sobre estos. En vez de teclear nuevamente todas estas informaciones, se alinean en la tabla correspondiente de Clientes.
-Consultas de creación de tablas: este tipo de consultas crea una nueva tabla basándose en todos los datos o parte de estos existentes en una o más tablas.
-Consultas de parámetros: una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra una ventana de diálogo que solicita informaciones, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo.
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FORMULARIOS
FORMULARIOS
Los formularios permiten organizar los datos de manera análoga a las fichas en los documentos a rellenar, introducir los datos en la base de datos, verlos e imprimirlos.
Crear un formulario.- Existe la posibilidad de crear un formulario utilizando un asistente o bien automáticamente mediante el Asistente para formularios. El Asistente para formularios realiza más rápidamente el proceso de creación de un formulario ejecutando automáticamente todas las operaciones fundamentales. En tal caso, al usuario se le solicitan las informaciones y se crea un formulario basándose en las respuestas dadas. También es posible ir a Vista Diseño para personalizar el formulario.
Crear un formulario utilizando el Formulario de Entrada.- El formulario de Entada crea un formulario que visualiza todos los campos y los registros de la tabla o consultas seleccionadas. Cada campo se muestra en una fila diferente con una etiqueta a la izquierda. Para hacer esto es necesario:
-En la ventana de la base de datos, elegir la ficha Tablas o Consultas.
-Hacer click en la tabla o en la consulta sobre la cual deseamos que se base el formulario o bien abrir la tabla o la consulta en cualquier vista.
-Hacer click sobre la flecha junto al botón Nuevo objeto de la barra de herramientas, y después hacer click nuevamente sobre Formulario de inicio.
Crear un formulario con un asistente.- Para ello deberemos:
-En la venta de la base de datos, elegir la ficha Formularios y hacer click sobre el botón nuevo.
-En la ventana de diálogo Nuevo Formulario, escoger el asistente que se desee utilizar. A la izquierda de la ventana de diálogo aparecerá una descripción del asistente.
-Hacer click en el nombre de la tabla o de la consulta que incluye los datos sobre los cuales desea que se base el formulario.
-Pulsar Aceptar.
Si ha escogido la opción Asistente para Formularios, Asistente para Gráficos o Asistente para Tablas Dinámicas, siga las indicaciones que aparecen en la ventana de diálogo del Asistente.
Crear un formulario.- Existe la posibilidad de crear un formulario utilizando un asistente o bien automáticamente mediante el Asistente para formularios. El Asistente para formularios realiza más rápidamente el proceso de creación de un formulario ejecutando automáticamente todas las operaciones fundamentales. En tal caso, al usuario se le solicitan las informaciones y se crea un formulario basándose en las respuestas dadas. También es posible ir a Vista Diseño para personalizar el formulario.
Crear un formulario utilizando el Formulario de Entrada.- El formulario de Entada crea un formulario que visualiza todos los campos y los registros de la tabla o consultas seleccionadas. Cada campo se muestra en una fila diferente con una etiqueta a la izquierda. Para hacer esto es necesario:
-En la ventana de la base de datos, elegir la ficha Tablas o Consultas.
-Hacer click en la tabla o en la consulta sobre la cual deseamos que se base el formulario o bien abrir la tabla o la consulta en cualquier vista.
-Hacer click sobre la flecha junto al botón Nuevo objeto de la barra de herramientas, y después hacer click nuevamente sobre Formulario de inicio.
Crear un formulario con un asistente.- Para ello deberemos:
-En la venta de la base de datos, elegir la ficha Formularios y hacer click sobre el botón nuevo.
-En la ventana de diálogo Nuevo Formulario, escoger el asistente que se desee utilizar. A la izquierda de la ventana de diálogo aparecerá una descripción del asistente.
-Hacer click en el nombre de la tabla o de la consulta que incluye los datos sobre los cuales desea que se base el formulario.
-Pulsar Aceptar.
Si ha escogido la opción Asistente para Formularios, Asistente para Gráficos o Asistente para Tablas Dinámicas, siga las indicaciones que aparecen en la ventana de diálogo del Asistente.
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DISEÑAR UN FORMULARIO
DISEÑAR UN FORMULARIO
Existe la posibilidad de abrir un formulario en blanco y añadirle todos los controles que se deseen. Estos pueden distinguirse entre:
-Dependientes: su fuente es un campo de una tabla o de una consulta. Puede contener textos, fechas o números.
-Independientes: no disponen de una fuente de datos y se utilizan para ver informaciones, líneas, rectángulos o imágenes.
-Calculados: su fuente de datos es una expresión (por ejemplo, =[Precio unitario]*0,75).
-Dependientes: su fuente es un campo de una tabla o de una consulta. Puede contener textos, fechas o números.
-Independientes: no disponen de una fuente de datos y se utilizan para ver informaciones, líneas, rectángulos o imágenes.
-Calculados: su fuente de datos es una expresión (por ejemplo, =[Precio unitario]*0,75).
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Crear controles de cuadros de texto.- Existe la posibilidad de crear un control vinculado a un campo, seleccionando este último de la lista de campos y arrastrándolo hasta el formulario. Así se crea un cuadro predeterminado, con una etiqueta adjunta que, por defecto, utiliza el nombre del campo como título.
También podemos crear un control utilizando el Cuadro de herramientas y escribiendo directamente el nombre del campo en el control o bien seleccionándolo en la tabla de propiedades del propio control (bajo el nombre Origen de Control), que se abre seleccionando el control y haciendo click en su interior con el botón derecho y eligiendo Propiedades>Datos. En el caso del nombre de una etiqueta podemos proceder del mismo modo, escribiendo directamente en su interior o bien abriendo la tabla de propiedades y escribiéndolo en la voz Etiquetas.
Crear controles de cuadros de texto.- Existe la posibilidad de crear un control vinculado a un campo, seleccionando este último de la lista de campos y arrastrándolo hasta el formulario. Así se crea un cuadro predeterminado, con una etiqueta adjunta que, por defecto, utiliza el nombre del campo como título.
También podemos crear un control utilizando el Cuadro de herramientas y escribiendo directamente el nombre del campo en el control o bien seleccionándolo en la tabla de propiedades del propio control (bajo el nombre Origen de Control), que se abre seleccionando el control y haciendo click en su interior con el botón derecho y eligiendo Propiedades>Datos. En el caso del nombre de una etiqueta podemos proceder del mismo modo, escribiendo directamente en su interior o bien abriendo la tabla de propiedades y escribiéndolo en la voz Etiquetas.
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